Privacyverklaring
1. Waarom deze verklaring?
WTC Westkerke wenst correct en transparant om te gaan met de persoonsgegevens die het verwerkt. Wij proberen om een aantal maatregelen te nemen om ons te houden aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel bekend als de GDPR. Deze verordening bepaalt de spelregels hoe organisaties en verenigingen met jouw gegevens mogen omgaan. Via deze privacyverklaring lichten wij toe hoe en waarom WTC Westkerke met persoonsgegevens omgaat.
2. Wat zijn persoonsgegevens en wat is een verwerking?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee jij als individu gemakkelijk te identificeren bent. Dit kan direct (bijvoorbeeld door jouw voor- en achternaam) of indirect (bijvoorbeeld door een rijksregisternummer, adres, e-mailadres, IP-adres). Ook combinaties van meerdere gegevens die toelaten om jou als persoon te identificeren (zoals een combinatie van leeftijd, geslacht en adres), gelden als persoonsgegevens. Het maakt niet uit of de gegevens op papier, dan wel digitaal zijn vastgelegd.
Met die persoonsgegevens gebeuren ‘verwerkingen’. Een verwerking is een verzamelnaam van allerlei handelingen die het bestuur uitvoert met gegevens, zoals: verzamelen, opslaan, ordenen, bijwerken, raadplegen, verspreiden, vernietigen, enzovoort.
3. Waarom worden jouw gegevens verwerkt en om welke gegevens gaat het precies?
WTC Westkerke verwerkt jouw gegevens om de nodige administratie voor onze werking en activiteiten mogelijk te maken. WTC Westkerke gebruik de gegevens enkel voor de onderstaande doeleinden en geven jou gegevens niet door aan derden. Concreet verwerken wij jouw persoonsgegevens in volgende gevallen.
- Financieel beheer - Bijhouden van de financiële bewijsstukken. Voor de opvolging van de ontvangsten en betalingen worden soms persoonsgegevens verwerkt ( de vermelding van jouw naam op de bankuittreksels). We doen dit vanuit onze wettelijke verplichting.
- Ledenbeheer - Bijhouden van ledenlijsten. Voor ons ledenbeheer moeten we vanzelfsprekend enkele contactgegevens over jou bijhouden. Het om volgende gegevens: naam, adres, emailadres, telefoonnummer en gegevens over het lidgeld dat je hebt betaald. We verwerken die gegevens om de betalingen op te volgen, om met jou te communiceren over onze activiteiten van het huidige en het komende werkingsjaar en om onze jaarboeken aan het juiste adres te kunnen bezorgen. We houden onze ledenlijsten drie jaar bij. We doen dit vanuit het gerechtvaardigd belang.
- Activiteitenbeheer - Inschrijvingsbeheer. Om onze activiteiten te kunnen plannen, houden we een inschrijvingslijst bij. Hierop staan de contactgegevens van de ingeschrevenen (zowel leden als niet-leden). Het gaat om de voor- en achternaam, adres en telefoonnummer. We proberen deze gegevens niet langer bij te houden dan twee jaar. We doen dit vanuit het gerechtvaardigd belang.
- Communicatie - Versturen van nieuwsbrieven. WTC Westkerke houdt een mailinglijst bij van personen die zich inschreven op de nieuwsbrief. Wij gebruiken die lijst om jou op de hoogte te houden over de laatste nieuwtjes rond onze werking. Hiervoor vragen we jou toestemming en je kan je ook te allen tijde uitschrijven. We houden de gegevens bij tot je jou uitschrijft.
- Communicatie - Publiceren van beelden van voorbije activiteiten. Om onze werking in de verf te zetten en mensen warm te maken voor ons erfgoed, publiceren we soms foto’s van voorbije activiteiten (Bv. via sociale media). We proberen rekening te houden of je al dan niet op de foto wenst te staan (dit o.m. vanuit het portretrecht). Komt er toch een foto online van jou en wil je deze laten verwijderen? Dan kan je ons een mailtje sturen en wij halen de foto zo snel mogelijk offline.
- Publiekswerking - Beheer beeldbank. In samenwerking met het stadsarchief verzamelen, digitaliseren, beschrijven, bewaren en ontsluiten we beelden met een erfgoedwaarde. Indien er identificeerbare personen op de foto staan, beschrijven we de naam bij de foto. Soms kan het voorvallen dat sommige personen op de foto nog in leven zijn. Het is nagenoeg onmogelijk om dit allemaal na te gaan. Bijgevolg kan het zijn dat wij sommige van die gegevens toch publiceren op onze beeldbank. Indien jouw beeltenis of gegevens in een beschrijving zouden staan en je deze wenst te verwijderen, dan kan je ons contacteren om deze van het publieksportaal te halen. Indien je meent dat er een inbreuk wordt gepleegd tegen de auteursrechten, kan je ons eveneens aanschrijven hierover. We beheren de beeldbank vanuit een gerechtvaardigd belang.
4. Wat zijn jouw rechten?
Door de algemene verordening gegevensbescherming geniet jij van een aantal rechten over jouw persoonsgegevens. Indien je onderstaande rechten wenst uit te oefenen, kan je ons aanschrijven via de contactgegevens onderaan de verklaring.
- Recht op informatie - Je hebt het recht om te weten waarom wij jouw gegevens verwerken. Wij proberen hierover zo transparant mogelijk te communiceren.
- Recht op inzage - Je hebt het recht om jouw gegevens in te kijken die onze vereniging over jou bezit. Bovendien mag je een kopie vragen van jouw gegevens. Om dit recht uit te oefenen, vragen we wel een bewijs van identiteit. Op die manier zijn we zeker dat enkel jij de gegevens te zien krijgt. Je krijgt binnen dertig dagen schriftelijk antwoord op jouw vraag.
- Recht op verbetering - Gegevens dienen correct en up-to-date te zijn. Merk je dat dit niet het geval is, dan heb je het recht om die informatie zonder redelijke vertraging te laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing - In een aantal gevallen heb je het recht om vergeten te worden. Dit houdt in dat je kan vragen om je gegevens zonder redelijke vertraging te laten wissen.
- Recht op beperking van verwerking - Indien de gegevens die wij over jou bezitten niet correct blijken te zijn, mag je vragen dat wij de verwerken stopzetten tot de gegevens zijn gecorrigeerd.
5. Mogelijkheid om klacht in te dienen
Indien je niet akkoord bent met de wijze waarop WTC Westkerke omgaat met jouw persoonsgegevens of je niet akkoord bent met een eventuele weigering tot het uitoefenen van jouw rechten, bijvoorbeeld door een uitzonderingsgrond, dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 - 1000 Brussel
T 022-74 48 00
F 022-74 48 35
E contact@apd-gba.be
W https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen
6. Contactgegevens
WTC Westkerke is een feitelijke vereniging. Wij zijn de verantwoordelijke voor de verwerking van de bovenvermelde persoonsgegevens.
Wens je jou rechten uit te oefenen of vind je het antwoord niet op jouw vraag? Contacteer ons dan gerust!
Contactgegevens van de WTC Westkerke
T 059-26 74 26
E info@wtcwestkerke.be
Laatst aangepast op 13 november 2019
